Il rapporto di lavoro ha natura complessa, in particolare nelle imprese di medio/grandi dimensioni, in quanto oggi si caratterizza da una molteplicità di obbligazioni che iniziano dalla gestione della prestazione di lavoro e relativa retribuzione, ad una serie di diritti, poteri ed obblighi delle due parti, nonché dalla necessità di garantire correttezza e trasparenza nei rapporti interni.
Di rilevante importanza sono due specifici poteri, propri ed esclusivi del datore di lavoro, strettamente correlati fra loro ed entrambi espressione del potere gerarchico: il potere direttivo ed il potere disciplinare.
Il potere direttivo denota il fondamentale potere del datore di lavoro, giuridicamente correlato con il dovere di “obbedienza” e “diligenza” del lavoratore. Tale potere è riconosciuto all’Art. 2104 c.c. ed assume una funzione cruciale: non si limita ad impartire ordini o ad organizzare l’attività lavorativa, ma deve contemperare l’esercizio della propria autorità con il rispetto dei diritti dei lavoratori, delle procedure interne e degli standard di compliance aziendale.
Il potere direttivo è finalizzato ad assicurare l’esecuzione e la disciplina del lavoro (potere organizzativo, gerarchico, conformativo) e dunque, dato il consenso al controllo, gli è consentito di prendere i relativi provvedimenti in caso di violazioni: si tratta dunque del potere disciplinare.
Esso indica la possibilità di irrogare sanzioni ai lavoratori che vengano meno ai loro doveri contrattuali e, precisamente agli obblighi di diligenza, obbedienza e fedeltà1 . Questo è uno strumento di autotutela di natura preventiva, in quanto diretto a ristabilire l’ordinato svolgimento dell’attività lavorativa con immediatezza, correggendo comportamenti contrari alle regole interne o ai doveri fondamentali del rapporto di lavoro.
Il potere disciplinare deve avere carattere straordinario ed eccezionale ed è sottoposto alle forme di esercizio e controllo previste dall’Art. 2106 c.c. e dall’Art. 7 dello Statuto dei lavoratori2 che stabiliscono limiti qualitativi e quantitativi ben precisi al suo esercizio onde evitare un uso illegittimo.
È pertanto necessario che in azienda esistano un regolamento aziendale ed il codice disciplinare, quali strumenti privilegiati per tradurre questi poteri in regole chiare e condivise, nel rispetto dei principi di legalità, proporzionalità e certezza del diritto.
Il regolamento aziendale consente al datore di lavoro di prevedere una serie di norme – adeguate alla propria realtà aziendale e valevoli per la generalità dei dipendenti – volte a regolare in maniera dettagliata i diversi aspetti del rapporto di lavoro.
È un insieme di regole predisposte unilateralmente dall’azienda in virtù del suo potere direttivo, organizzativo e disciplinare. I destinatari sono generalmente tutti i lavoratori che operano nell’azienda a prescindere dalla tipologia contrattuale, dalla durata temporale della prestazione lavorativa nonché dalla mansione e livello di inquadramento professionale. Il regolamento aziendale ha rilevanza collettiva e se introduce un trattamento di miglior favore, prevale rispetto ad un Contratto Collettivo sia nazionale che aziendale3.
Principalmente si può intervenire per regolamentare i seguenti aspetti:
1. Adempiere ai nuovi obblighi di trasparenza per le condizioni di lavoro trasparente introdotti da D. Lgs. 104/2022 inserendo informazioni relative al rapporto di lavoro.
2. Comportamenti che i lavoratori devono tenere in ingresso e in uscita dall’azienda (ad esempio il divieto di accesso o la permanenza oltre l’orario di lavoro).
3. La gestione dei ritardi (ad esempio la riduzione della retribuzione corrispondente al tempo di ritardo registrato e non recuperato).
4. L’utilizzo delle divise di lavoro o rispetto di alcuni standard di abbigliamento (ad esempio invito a non indossare jeans o t-shirt).
5. Le pause nel corso della giornata lavorativa (ad esempio, la c.d. “pausa fumo”, la “pausa caffè” o la “pausa preghiera a favore di lavoratori di particolari religioni).
6. La gestione delle comunicazioni dipendenti/azienda (ad esempio variazioni anagrafiche, ritardi e assenze, richieste di permessi e ferie).
7. Malattia, infortunio sul lavoro, maternità: con indicazione dei comportamenti da adottare.
8. Utilizzo degli strumenti, dei materiali o delle auto aziendali: oneri di pulizia, manutenzione, addebito di danni provocati, segnalazioni di guasti.
9. Trasferte: fissazione dei limiti di spesa ai rimborsi erogabili, disciplina della durata della trasferta e computo dello straordinario (ad esempio considerando l’orario di partenza/rientro dalla/nella sede di servizio o dalla/nella propria abitazione).
10. Attività di formazione ed aggiornamento.
11. Disposizioni relative alla salute e sicurezza: come ad esempio l’utilizzo delle attrezzature di lavoro e dei dispositivi di protezione individuale “DPI” e le visite mediche periodiche.
12. Regole interne sull’uso della posta elettronica, strumenti informatici, Internet, utilizzo del telefono aziendale.
13. Sistema premiante dei lavoratori e valutazione delle performance per il riconoscimento di bonus: ad esempio individuando i destinatari, i responsabili delle performance, gli obiettivi organizzativi ed individuali da raggiungere e monitoraggio/valutazione delle performance.
14. Istituzione di piani di welfare aziendale.
15. Gestione dello “smart working” o adozione della c.d. “settimana corta”.
16. Disciplinare i criteri e le regole che consentono di gestire le segnalazioni che il personale può effettuare, in relazione a fenomeni fraudolenti e/o sospetti, nonché a irregolarità nella conduzione aziendale o violazione delle norme imperative “Whistleblowing”.
17. Principi di sostenibilità e responsabilità sociale, in coerenza con le politiche ESG e con gli standard internazionali quali ISO 37301 (compliance management), ISO 37011 (anticorruzione) e ISO 45001 (sicurezza sul lavoro).
A differenza del regolamento aziendale che stabilisce dunque cosa fare e come farlo, il codice disciplinare stabilisce le conseguenze del mancato rispetto dello stesso.
Il codice disciplinare è costituito dall’insieme di norme disciplinari (infrazioni, procedure di contestazione e sanzioni) previsti dalla contrattazione collettiva nazionale o aziendale o stabilite unilateralmente dal datore di lavoro.
Deve descrivere chiaramente (anche in modo schematico) i comportamenti che danno luogo all’applicazione delle corrispondenti sanzioni disciplinari, sia pure in maniera ampia e suscettibile di adattamento alle concrete inadempienze dei dipendenti.
Se il codice disciplinare è generico o non esplicita chiaramente le infrazioni e le sanzioni correlate, i provvedimenti disciplinari irrogati ai dipendenti sono nulli4 .
Il codice disciplinare deve essere portato a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti (Art. 7, c. 1, L. 300/70) ad esempio in bacheca aziendale, e deve essere in atto al momento della commissione dell’infrazione, non essendo sufficiente che essa si sia protratta per un certo periodo di tempo antecedente5 .
L’eventuale omissione non può essere sostituita da un’affissione successiva 6 e l’onere di provare l’avvenuta affissione è in capo al datore di lavoro . Se l’impresa ha più unità produttive, il codice disciplinare deve essere affisso in ciascuna sede, stabilimento e/7o reparto autonomo.
In mancanza di valida affissione, il datore di lavoro non può sanzionare disciplinarmente i comportamenti del lavoratore: la sanzione eventualmente irrogata è nulla e non può essere rinnovata, poiché la conoscenza della normativa disciplinare8 è condizione essenziale per l’attivazione del procedimento disciplinare a tutela dei lavoratori.
Quindi in caso di contestazione disciplinare, il datore di lavoro può applicare le sanzioni solo se il codice disciplinare è stato reso noto ai dipendenti (requisito previsto dall’Art. 7 dello Statuto dei lavoratori Legge 300/1970).
Comunque in tutti i casi nei quali il comportamento sanzionatorio è immediatamente percepibile dal lavoratore come illecito, perché contrario al c.d. “minimo etico o a norme di rilevanza penale”, non è necessario provvedere alla pubblicità del codice disciplinare, in quanto il lavoratore ben può rendersi conto dell’illiceità della propria condotta (Cass. 9 luglio 2021 n. 19588; Cass. 27 luglio 2021 n. 11120; Cass. 19 agosto 2019 n. 21476; Cass. 11 maggio 2018 n. 11412; Cass. 3 gennaio 2017 n. 54; Cass. 21 luglio 2015 nr. 15218; Cass. 29 agosto 2014 n. 18462).
Ad esempio, il consumo di sostanze stupefacenti, comprese le “droghe leggere”, ad opera di un lavoratore adibito a mansioni di conducente di autobus, costituisce giusta causa di licenziamento poiché viola certamente il minimo etico della condotta del lavoratore9 .
Un altro esempio concreto per la mancata pubblicità del codice disciplinare: se un dipendente si presenta ripetutamente in ritardo sul luogo di lavoro, il datore di lavoro può avviare un procedimento disciplinare ed applicare la sanzione prevista dal codice (ad esempio un richiamo scritto oppure una multa proporzionale alla gravità del fatto), ma se il codice disciplinare non è stato affisso o consegnato, la sanzione può essere contestata ed annullata dal giudice.
Le sanzioni previste possono partire da un semplice rimprovero verbale fino al licenziamento per giusta causa a seconda della gravità del fatto e di quanto previsto dal CCNL di riferimento.
Di fatto, il codice disciplinare protegge l’imprenditore da accuse di arbitrarietà ed offre ai lavoratori la certezza di un trattamento equo. È il perimetro che difende entrambe le parti da sorprese e fraintendimenti.
Infine si precisa che il codice disciplinare deve essere aggiornato ogni volta che cambiano le regole interne aziendali oppure il CCNL di riferimento. Potrebbe anche essere inviato ai dipendenti tramite e-mail purché sia garantita la prova della ricezione da parte dei lavoratori e le sanzioni che possono essere inserite nel codice sono solo quelle previste dalla Legge e dal CCNL applicato.
Secondo la dottrina giuslavoristica e le prassi di settore, il codice disciplinare dovrebbe essere redatto in documento distinto dal regolamento aziendale, anche se può essere inserito al suo interno, a condizione che sia ben identificabile, di facile consultazione per i lavoratori e distinto nei contenuti sanzionatori.
In sintesi:
– il codice disciplinare si concentra specificamente su condotte vietate, sanzioni e procedure disciplinari;
– invece, il regolamento aziendale contiene regole organizzative generali sui comportamenti e sulle attività lavorative e può richiamare o incorporare il codice disciplinare, ma non è di per sé equivalente al codice se non è chiaro e pubblicizzato.
Regolamento aziendale e codice disciplinare, se correttamente coordinati, consentono di integrare potere direttivo e potere disciplinare in un unico sistema coerente di regole, responsabilità e controlli.
Essi rappresentano strumenti imprescindibili per l’attuazione efficace di presidi di “compliance” e assetti organizzativi di prevenzione, funzionali al governo dei rischi legali, organizzativi e reputazionali dell’impresa.
Nel sistema di governance aziendale, i principali presidi di compliance posso essere individuati:
1. Nel “Modello 231” ovvero il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo D. Lgs. 231/2001 (detto anche MOGC): un insieme di regole e procedure per prevenire i reati che comportano responsabilità per l’azienda e si evolve con la normativa e l’organizzazione interna, per garantire la protezione legale, etica e reputazionale dell’impresa.
2. Nelle procedure e politiche di “Whistleblowing”: nel nostro Paese la materia è regolata dal D. Lgs. 24/2023 che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 imponendo alle imprese l’adozione di canali interni di segnalazione e misure di tutela per il segnalante. Il nuovo quadro normativo richiede procedure interne delicate (incluse misure anti – ritorsione).
3. Nelle politiche e nei criteri ESG “Environmental, Social, Governance”: tre categorie di criteri per valutare la sostenibilità e la responsabilità sociale e di governance delle imprese. Non è un singolo testo di legge ma un insieme di linee guida, requisiti e prassi che, anche in ambito UE orientano comportamenti aziendali sostenibili e trasparenti.
4. Negli standard ISO adottati dall’impresa, rilevanti per la compliance (ISO 37301:2021, ISO 37301, ISO 37001 e ISO 45001).
Mentre i decreti legislativi italiani (231/2001 e 24/2023) e i criteri ESG trovano base in normative o prassi europee e nazionali, gli standard ISO sono norme tecniche internazionali che le aziende possono adottare volontariamente ma diventano strumenti di best practice, governance e certificazione nei sistemi di compliance.
La possibilità di adottare tali strumenti in forma autonoma o integrata in un unico corpus documentale, richiede, tuttavia un’attenta progettazione giuridica. Ciò che rileva non è la forma ma la chiarezza delle regole, la loro conoscibilità da parte dei lavoratori, la coerenza tra potere direttivo e potere disciplinare nonché la capacità del sistema di prevenire e sanzionare comportamenti non conformi.
In tale quadro, il ruolo del Consulente del Lavoro è strategico e centrale: non si limita alla redazione tecnica dei documenti, ma opera come interprete e mediatore tra esigenze organizzative dell’impresa, tutela dei lavoratori ed obblighi normativi; quale professionista, che contribuisce alla trasformazione della compliance: da adempimento formale a valore organizzativo, capace di incidere sulla cultura aziendale, sulla sostenibilità di business e sulla prevenzione dei rischi legali e reputazionali nel lungo periodo, diventando così un presidio di legalità e di governance.
Ambra Laouiti
Fonti:
- – Legge 300/1970 Art. 7 “Statuto dei Lavoratori”
- – D. Lgs. 165/2001 TU Pubblico Impiego
- – D. Lgs. 150/2009
- – Memento Pratico Lavoro 2025, Giuffrè Francis Lefebvre
- – Eutekne “Guida Lavoro 2025”